Почему должность секретаря – ответственный, востребованный и важный пост

25.04.2014 Раздел: Пресс-релизы

В настоящее время вакансия секретаря является, причем по всему миру, одной из наиболее важных, доступных и востребованных. Конкурс на нее достигает двадцати человек на место! Хотя многие рассматривают эту профессию как временную. Да и подготовка кандидатов оставляет желать лучшего: зачастую их навыки ограничены поверхностным знакомством с компьютером и умением готовить кофе. Тогда как на Западе профессия секретаря является престижной и хорошо оплачиваемой. Как же стать хорошим секретарем?

Интересно, что слово «секретарь« произошло от словосочетания «хранитель секретов». Этот термин был официально закреплен при Петре I в 1720 году. В то время статус секретарей был чрезвычайно высоким. Около десяти лет назад секретарей начали называть «офис-менеджерами». Тем не менее, смешивать эти понятия не следует.

Что же входит в обязанности секретаря?

Секретарь выполняет функции технического исполнителя. Круг его обязанностей определяется сферой деятельности компании и ее размерами, а также условиями выбранной вакансии секретаря. Обычно он весьма обширен. В число основных обязанностей секретаря входят следующие:

- документирование деятельности управленческого аппарата;
- подготовка исходящей и обработка входящей корреспонденции;
- регистрация, систематизация и контроль документации;
- подготовка документации к передаче на архивное хранение и перенос в соответствующий архив;
- оперативное выполнение ксерокопирования документов и материалов, отправка и прием факсимильных сообщений, набор текстов документов на компьютере;
- подготовка совещаний и переговоров;
- организация приема посетителей;
- планирование распорядка рабочего дня и подготовка командировок руководителя.

Работодатели хотят видеть на этой должности аккуратных, исполнительных, внимательных, пунктуальных, ответственных людей с организаторскими способностями и большой скоростью печати, обладающих умением работать с компьютером и оргтехникой. Поскольку секретарь является лицом фирмы, у него должна быть грамотная речь, знание основ этикета, а также опрятная и приятная внешность.

Необходимые для секретаря качества – корректность, доброжелательность, вежливость. Он должен быть предупредительным, деликатным с сотрудниками и посетителями, – все это является залогом успешной работы секретаря.

Не меньшее значение имеет знание делового этикета. Секретарю необходимо соблюдать десятки правил, которые касаются ведения телефонных переговоров, знакомства с клиентами, сопровождения руководителя. Хорошая секретарша должна иметь соответствующий ситуации макияж и быть подходящим образом одета. Поскольку работа секретаря преимущественно связана с общением, необходимо обладать высокоразвитыми коммуникативными навыками.

Комментарии пользователей:

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться на сайте, либо, если вы еще не зарегистрированы — зарегистрироваться.

Выбор редакции

Австралия получила нового премьер-министра (27.08)

В Австралии на посту премьер-министра Малкольма Тернбулла сменил Скотт Моррисон. читать подробнее